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Information zum Datenschutz bei Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 DSGVO für Bewerber

Wir freuen uns, dass Sie sich bei der GWH Wohnungsgesellschaft mbH Hessen beworben haben. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

In Erfüllung unserer Informationspflicht bei der Erhebung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 DSGVO teilen wir Ihnen Folgendes mit:

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

GWH Wohnungsgesellschaft mbH Hessen
Westerbachstraße 33
60489 Frankfurt am Main
Tel.: 069 97551-0
E-Mail: info@gwh.de
Website: www.gwh.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Herr Roger Heuser
GWH Wohnungsgesellschaft mbH Hessen
Westerbachstraße 33
60489 Frankfurt am Main
E-Mail: datenschutz@gwh.de

3. Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns genutzt?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind. Dazu zählen folgende Datenkategorien:

Standardangaben:

  • Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anschrift, Stellenposition)

Mit Ihren Bewerbungsunterlagen stellen Sie uns Daten zur Verfügung, die von uns im Auswahlprozess geprüft werden:

  • Qualifikationsdaten (Anschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation)
  • (Arbeits-)Zeugnisse und Zertifikate (Leistungsdaten, Beurteilungsdaten etc.)
  • Freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen.

Ggf. besondere Angaben, die aufgrund der zu besetzenden Position erforderlich sind:

  • Ergebnisse von Eignungstests, Assessment-Centern

Ggf. sonstige Angaben

  • Öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social Media-Netzwerken

4. Aus welchen Quellen stammen die Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten.

Wir erhalten personenbezogene Daten von folgenden Stellen:

  • Andere Konzernunternehmen (außerhalb des Teilkonzerns der GWH Immobilien Holding GmbH, nur soweit dies mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt)
  • Dienstleister zur Bewerbervermittlung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die aus öffentlichen Quellen, d.h. berufsbezogenen sozialen Netzwerken stammen.

5. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

5.1 Datenverarbeitung für Zwecke des Bewerbungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG)

Personenbezogene Daten von Bewerbern dürfen für Zwecke des Bewerbungsverfahrens verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position.

5.2 Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs.1 lit. a DS-GVO, § 26 Abs. 2 BDSG)

Wenn Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.

In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:

  • Aufnahme in den Bewerberpool, d.h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren
  • Weitergabe der Bewerbung an Konzernunternehmen

5.3 Aufgrund des berechtigten Interesses der verantwortlichen Stelle (Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO)

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten.

  • Zur Verteidigung von Rechtsansprüchen bei einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Im Falle eines Rechtstreits wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

6. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung verarbeitet. Die Bewerberdaten werden ergänzend der Abteilungs- und/oder der Bereichsleitung (ggf. auch der Geschäftsführung) zur Verfügung gestellt, der die betreffende Position auf die Sie sich beworben haben, zugeordnet ist. Weiter hat der zuständige Betriebsrat gem. § 99 BetrVG Anspruch auf Vorlage der Bewerbungsunterlagen.

Interne Stellen:

  • Personalabteilung
  • Abteilungs-/Bereichsleitung und Geschäftsführung
  • ggf. Finanzbuchhaltung
  • Betriebsrat

Unternehmen im Konzernverbund:

Die Personalabteilung der GWH Wohnungsgesellschaft mbH Hessen ist geschäftsbesorgend auch als Personalabteilung für die weiteren Unternehmen im Teilkonzernverbund der GWH Immobilien Holding GmbH tätig (GWH Immobilien Holding GmbH, GWH Bauprojekte GmbH und Systeno GmbH). Diese Unternehmen erhalten Ihre Daten jedoch nur, soweit Sie Ihre Bewerbung an das entsprechende Unternehmen richten.

Externe Dienstleister:

  • Ihre Daten werden auf unseren IT-Systemen auf den Serversystemen bei den Partnerunternehmen der GWH gespeichert - E-Mails über Vodafone, Serversysteme gehostet bei E-Shelter.
  • Papierdaten werden über die FES datenschutzkonform entsorgt.

7. Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) übermittelt?

Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt und ist auch nicht beabsichtigt.

8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von vier Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

9. Welche Rechte stehen Ihnen zu im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art.18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

9.1 Widerspruchsrecht

Welches Recht haben Sie im Falle einer Datenverarbeitung aufgrund Ihres berechtigten oder öffentlichen Interesses?

Sie haben gem. Art. 21 Abs.1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Artikel 6 Abs.1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.

Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

9.2 Widerruf der Einwilligung

Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.

9.3 Auskunftsrecht

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.

9.4 Weitere Rechte

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung falscher Daten oder auf Löschung Ihrer Daten. Wenn kein Grund für die weitere Speicherung besteht, werden wir Ihre Daten löschen, ansonsten die Verarbeitung einschränken. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

9.5 Wahrnehmung Ihrer Rechte

Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die Verantwortliche oder an den Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.

10. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.

11. Änderungen dieser Informationen

Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und sich rechtzeitig über die Änderungen informieren.

GWH Wohnungsgesellschaft mbH Hessen
Westerbachstraße 33
60489 Frankfurt am Main

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